Langkah Persidangan Video

  Langkah- langkah sebelum persidangan Video:

Rajah 1: Komponen diperlukan untuk sidang video.

Rajah 1: 1: Teknologi di dalam bilik sidang.

1. Mengenal pasti komponen dalam sidang video.  Komponen  yang akan dikenal pasti dalam sidang video ialah seperti berikut  iaitu kenal pasti jumlah lokasi yang terlibat, jumlah peserta yang terlibat, saiz bilik yang diperlukan, mengetahui sama ada  sidang video mempunyai teknologi yang ditepati untuk sidang video dan juga kualiti audio yang tinggi.

 

Rajah 2: Contoh bilik sidang video bersaiz besar

Rajah 2 :1 Contoh bilik sidang video bersaiz sederhana

2.  Mencari dan menempah bilik sidang video yang bersesuaian. Bilik sidang yang bersesuaian penting untuk keselesan dan kelancaran sidang video terutamanya untuk peserta yang terlibat.

 

Rajah 3: Maklumat remote site setiap lokasi.

3.  Meminta maklumat remote site klien. Meminta maklumat remote site menjadi perkara penting bagi organisasi sebelum melakukan sidang video.

 4. Melengkapkan tempahan persidangan video. Dalam melengkapkan tempahan persidangan video perlu melengkapkan setiap bahagian dalam borang tempahan bilik sidang video.

Rajah 5: Contoh kumpulan menguruskan sidang video

5. Menubuhkan kumpulan menguruskan sidang video. Menubuhkan kumpulan yang bertanggungjawab dalam menguruskan persidangan video selepas tempahan bilik sidang video diluluskan.

 

Rajah 6: Melakukan ujian remote site.

6.  Membuat ujian remote site. Organisasi perlu mengatur percubaan ujian remote site untuk sidang video. 

7. Kelangsungan sidang video sendiri. Sidang video dapat diadakan apabila perkara penting untuk sidang video telah disediakan dan uji kaji telah lengkap. 

Langkah-langkah  semasa persidangan video

Rajah 1: contoh peralatan video yang lengkap

1.  Memastikan semua persediaan persidangan video lengkap dan yang paling penting teknologi dapat berfungsi dengan baik.

2.  Memastikan tiada gangguan bunyi ketika sidang video berjalan.

 

Rajah 3: Contoh membuat hubungan mata (eye contact) semasa sidang video.

3. Membuat hubungan mata (eye contact) dengan semua orang ketika sidang video dengan menumpukan perhatian semasa sidang video dibuat.

 

Rajah 4: Contoh  berinteraksi dengan satu sama lain.

4. Membuat interaksi dengan satu sama lain di dalam bilik sidang video tersebut.

Langkah-langkah selepas Persidangan Video

Rajah 1: Contoh sesi soal jawab dalam mencapai kata sepakat.

1. Memastikan perbincangan mencapai kata sepakat bersama.

Rajah 2: Contoh keadaan di mana peserta bertepuk tangan pada akhir sidang video.

2. Menutup  kata ucapan dengan baik. Dengan mengakhiri ucapan dengan kata-kata yang baik dapat menunjukan sikap hormat.

3. Menjaga hubungan baik di antara organisasi yang terlibat agar ada peluang bekerjasama semula.

4. Memastikan semua komponen peralatan sidang video dimatikan sebelum keluar dari bilik sidang video.